Qué es la automatización de tareas (y ejemplos en marketing)

Como especialista en marketing, es probable que sepas que la automatización de tareas y flujos de trabajo puede ahorrarte mucho tiempo. Y con todas las herramientas de automatización de marketing a tu alcance, simplificar tus flujos de trabajo es más sencillo y rápido que nunca. 

Para mejorar tu estrategia de automatización, en este artículo hemos recopilado algunos de los mejores ejemplos. Te ayudarán a disponer de más tiempo para concentrarte en las tareas de marketing que realmente importan.

La automatización de tareas se aplica en diversos campos y sectores, como la industria, los negocios, la informática y la administración. Puede implicar la automatización de procesos físicos, como la fabricación en una línea de ensamblaje, o procesos digitales, como el procesamiento de datos o la gestión de tareas en una oficina.

La importancia de automatizar tareas

La automatización de tareas es en verdad relevante en el entorno laboral y empresarial, porque cada vez existen más herramientas para llevar a cabo estos procesos en las organizaciones. Aquí algunos factores por los que es importante automatizar tareas.

Eficiencia y productividad

La automatización permite realizar tareas de manera más rápida y eficiente que los métodos manuales. Los sistemas automatizados pueden ejecutar procesos repetitivos las 24 horas del día, los 7 días de la semana, sin descanso ni errores humanos, lo que aumenta la productividad general.

Reducción de errores

Al eliminar o minimizar la intervención humana en tareas rutinarias, se reducen los errores causados por el cansancio, la falta de atención o las equivocaciones humanas. La automatización garantiza una mayor precisión y consistencia en la ejecución de las tareas.

Ahorro de tiempo y recursos

La automatización permite liberar tiempo para que los empleados se centren en tareas más estratégicas y de mayor valor. Además, al eliminar la necesidad de realizar tareas manualmente, se reducen los costos asociados con la contratación y capacitación de personal adicional.

Escalabilidad

La automatización facilita la escalabilidad de las operaciones. A medida que una empresa crece, puede implementar sistemas automatizados para manejar mayores volúmenes de trabajo sin necesidad de aumentar proporcionalmente la fuerza laboral.

Mejora de la calidad

Al automatizar tareas, se pueden aplicar reglas y estándares predefinidos de manera consistente. Esto conduce a una mejora en la calidad del trabajo realizado y en la entrega de productos o servicios.

Análisis y toma de decisiones

La automatización de tareas proporciona datos y métricas en tiempo real que pueden utilizarse para el análisis y la toma de decisiones. Los sistemas automatizados recopilan información sobre el rendimiento de los procesos, lo que permite identificar áreas de mejora y optimización.

Para lograr los beneficios que brinda la automatización de tareas es fundamental que tengas un equipo destinado a la implementación del proceso de automatización en tu compañía. 

Cómo elegir las tareas a automatizar 

Al considerar qué tareas automatizar en una empresa, es importante realizar un análisis exhaustivo de los procesos existentes y evaluar qué tareas pueden beneficiarse más de la automatización. Así puedes elegir qué tareas son las más propicias para este propósito: 

• Identifica las tareas repetitivas: observa las actividades que se realizan de manera rutinaria y que consumen tiempo y recursos de manera constante. Es importante que tengas claros tus objetivos de automatización.  
• Evalúa el volumen y la frecuencia: la automatización tiene un mayor impacto cuando se aplica en tareas que se ejecutan con frecuencia y en grandes cantidades, ya que los beneficios ahorro de tiempo y eficiencia se maximizan en estos casos.
• Analiza el potencial de error humano: examina las tareas propensas a errores humanos. 
• Prioriza los beneficios y el retorno de la inversión: evalúa cómo la automatización puede mejorar la productividad, reducir los costos, aumentar la precisión y mejorar la satisfacción del cliente. 
• Analiza la complejidad y la viabilidad técnica: verifica la viabilidad técnica de automatizar determinadas tareas, ya que algunas pueden ser más fáciles de automatizar que otras.

Una de las áreas más beneficiadas con la automatización es marketing porque hay muchas herramientas y software de marketing automation disponibles, como verás a continuación. 

32 ideas para automatizar tu marketing desde hoy

Automatización de tareas para correo electrónico

1. Entrega de descargas de contenido

Una de las áreas más eficaces de tu estrategia de marketing para automatizar es el correo electrónico. Como ejemplo, puedes configurar correos electrónicos automatizados para entregar contenido opcional, como informes, libros electrónicos y plantillas gratuitas. 

Esto puede realizarse en lugar de activar la descarga en el navegador de la persona. También tienes el beneficio adicional de agregar un CTA en el cuerpo del correo electrónico. 

Imagen de The DO Lectures

2. Respuestas automáticas por correo

Las empresas pueden utilizar herramientas de automatización de marketing para enviar correos electrónicos personalizados en función del comportamiento del usuario, como la automatización de respuestas automáticas.

La automatización de respuestas por correo electrónico consiste en configurar y utilizar herramientas o sistemas que envían respuestas automáticas a los correos electrónicos recibidos en escenarios predefinidos. Estos escenarios pueden incluir respuestas de confirmación de suscripción, agradecimientos por consultas o seguimientos después de una compra.

La empresa define el contenido de las respuestas automáticas y utiliza herramientas de automatización de correo electrónico para programar y personalizar los mensajes. Esto ayuda a agilizar la comunicación con los clientes, garantizar respuestas rápidas y consistentes, y liberar tiempo para otras tareas importantes en el negocio. 

3. Boletines informativos por correo electrónico

Existe una amplia gama de lo que puedes hacer para acelerar el tiempo que dedicas a los boletines informativos por correo electrónico. 

Puedes comenzar simplificando cosas, como crear plantillas de correo electrónico o diseños de encabezados que fácilmente pueden replicarse para acelerar tu proceso de producción. Pero las opciones de automatización no terminan aquí, ya que también hay algunas más complejas que puedes implementar para satisfacer tus necesidades específicas, como analizar los datos de tus leads.

Imagen de Wisdom

4. Campañas de goteo

Las campañas de goteo de correo electrónico son una parte fundamental de cualquier estrategia de marketing digital. Al inscribir automáticamente contactos en una campaña, según los criterios definidos (como participar en tu lista de correo o comprar un producto o servicio específico), puedes enviar automáticamente contenido especializado en intervalos establecidos. 

La mayoría de las campañas de goteo funcionan de manera más efectiva cuando hay un «objetivo» que el lead debe alcanzar, como suscribirse a uno de tus planes de pago. Cuando llegan a esto, puedes cancelar su suscripción automáticamente en esta campaña de goteo e incluso inscribirlos en otra. 

5. Correos electrónicos de abandono de carrito

Los expertos en marketing saben que deben vigilar a los leads que están por convertirse y que necesitan un empujón para cruzar la línea. 

Si tienes una tienda de comercio electrónico, esto puede habilitarse con un correo automatizado de abandono de carrito. 

Imagen de Amazon

6. Campañas de correo electrónico personalizadas para el ciclo de vida completo del cliente

En lugar de tener campañas de correo electrónico por goteo para una sola etapa de tu pipeline, tómate el tiempo para crear campañas personalizadas para todo el ciclo de vida del cliente. Con el apoyo de un software de email marketing puedes diseñar campañas que compartan:

• Contenido para nuevos leads que no están familiarizados con tu producto o servicio.
• Contenido que menciona tu producto y muestra las formas en las que puedes ayudarlos a resolver sus puntos débiles y alcanzar sus objetivos.
• Contenido con un enfoque de producto más profundo.

La integración de estas tres tipos de campañas puede ser la clave para guiar sin problemas a tus leads a convertirse en clientes, sin que tengas que realizar un esfuerzo manual adicional. Y si además cuentas con una herramienta para agendar reuniones, puedes facilitar aún más la conexión entre los leads interesados en tu producto y tu equipo de ventas. Con esta estrategia, podrás mejorar significativamente la eficacia de tus campañas de marketing, generando un mayor retorno de inversión y una experiencia más satisfactoria para tus clientes potenciales.

7. Realiza un seguimiento de los correos electrónicos no leídos

¿Te preocupa dedicar demasiado tiempo a hacer seguimiento manual de correos electrónicos de clientes potenciales que aún no te han respondido? La buena noticia es que, con la integración de tu correo corporativo con un CRM, tendrás una visión completa de las interacciones con tus prospectos, ahorrando horas de trabajo y eliminando tareas tediosas. Las mejores soluciones CRM te permiten realizar un rastreo de tus correos electrónicos y hacer seguimiento a tus clientes potenciales de manera ágil y eficiente. De esta forma, podrás concentrarte en otras tareas importantes mientras el sistema se encarga de hacer el seguimiento necesario para convertirlos en clientes.

Automatización de tareas para generar leads

8. Generación de leads simple

Si prefieres un enfoque sutil para la generación de leads automatizada, existen innumerables tácticas y marcas para inspirar tu estrategia. 

Las empresas pueden utilizar formularios de captura de leads en su sitio web y usar herramientas de automatización para enviar respuestas automáticas, agregar los datos a una base de datos y calificar los leads automáticamente en función de criterios predefinidos. 

9. Personalización de sitio web 

¿Tienes un seminario web o una oferta que vence pronto? Fija un banner mínimamente intrusivo en la parte superior de tu sitio web para presentar la oferta a los visitantes que llegan.

La automatización puede adaptar el contenido y la experiencia del sitio web según las preferencias y el comportamiento del usuario, ofreciendo recomendaciones personalizadas y promociones específicas.  

10. Seminarios web periódicos

Impartir con frecuencia seminarios web educativos puede proporcionar valor a los usuarios. Esta práctica es una forma realmente efectiva para convertir leads, especialmente si introduces la automatización para aumentar el ROI. Por ejemplo, Maider Tomasena realiza esto de manera periódica en su sitio web dedicado al copywriting. 

Imagen de Maider Tomasena

11. Calificación de leads 

La automatización permite asignar puntuaciones y calificaciones a los leads en función de su interacción con los contenidos y actividades de marketing. Esto ayuda a identificar y priorizar los leads más prometedores para su seguimiento. Propiedades del CRM de HubSpot es otra herramienta útil para fortalecer tu puente que conduce a las ventas y ayudarte a identificar leads de calidad.

Con ayuda de los criterios predefinidos, como el comportamiento en el sitio web, la interacción con los correos electrónicos o el nivel de interés demostrado, se asigna automáticamente una puntuación a cada lead. Esto ayuda a identificar y priorizar los leads más prometedores, permitiendo al equipo de ventas centrar sus esfuerzos en aquellos que tienen mayores probabilidades de convertirse en clientes. 

La automatización de la calificación de leads agiliza el proceso, mejora la eficiencia de la generación de leads y contribuye a una mayor efectividad en las estrategias de ventas y marketing.

12. CTA dinámicos para la generación de leads

Una de las funciones más poderosas del Marketing Hub son los CTA. Al agregar un widget de CTA inteligente a tu sitio web, como en una publicación de blog o en una barra lateral, puedes mostrar el botón más relevante para cada visitante. 

Por ejemplo, puedes promover un seminario web centrado en el producto para leads calificados, mientras muestras a los nuevos visitantes una actualización de contenido más avanzada. 

Automatización de tareas para redes sociales

13. Automatización de campañas de redes sociales

Las empresas pueden programar publicaciones en redes sociales y aprovechar la automatización para difundir el contenido en diferentes plataformas de manera simultánea o programada. También es posible configurar respuestas automáticas a mensajes o comentarios en redes sociales. 

14. Bot de Facebook

Una forma impactante y altamente personalizada de automatizar la generación de leads es con un bot de Facebook, que guía a los nuevos leads a través de un proceso de conversión. 

Este ejemplo muestra un caso de uso simple de bot, que ofrece automáticamente una actualización de contenido en Facebook Messenger:

Imagen de KFC

15. Programación de redes sociales

Una forma muy útil de ahorrar tiempo al programar tus publicaciones en las redes sociales con anticipación es usar un software de administración de redes sociales.

También los puedes utilizar para reprogramar las publicaciones que funcionaron bien la primera vez. 

Automatización de tareas para contenido

16. Contenido dinámico

Con contenido dinámico en tu sitio web, puedes aumentar las tasas de conversión mostrando automáticamente el contenido más relevante para cada lead de manera individual. 

Por ejemplo, con HubSpot puedes agregar contenido inteligente a tus correos electrónicos, sitios web, landing pages y plantillas. 

Después de incluir un área de contenido inteligente, automáticamente puedes mostrar contenido diferente en función de:

• País
• Tipo de dispositivo
• Fuente de referencia
• Idioma preferido
• Membresía de la lista de contactos
• Etapa de ciclo de vida del contacto

17. Generación de informes automatizados

Las herramientas de automatización de marketing pueden recopilar y analizar datos de rendimiento del contenido de manera automatizada y generar informes periódicos y métricas clave. Esto proporciona una visión rápida y precisa del desempeño del contenido, lo que facilita la toma de decisiones y la optimización de las estrategias de contenido.

18. Lista de producción de contenido

Trello es una de las formas más populares y sencillas de administrar la cola de contenido de tu equipo. Pero ¿sabías que también ofrece muchas opciones para automatizar la gestión de proyectos, incluido el mantenimiento de tu canal de contenido al día? 

Con Butler, la función de automatización de Trello, puedes crear cientos de automatizaciones basadas en reglas y si-esto-entonces-aquello para que tu equipo de contenido siempre esté a tiempo. 

Imagen de Trello

Automatización de tareas para SEO

19. Auditoría de sitios SEO

No todos los equipos de marketing tienen los recursos para contratar a un especialista en SEO interno. Incluso si lo haces, existen muchas herramientas que pueden ayudarte a optimizar tu SEO y mantenerte al tanto de los problemas y oportunidades de tu sitio web.

Ahrefs, por ejemplo, ofrece una auditoría del sitio para rastrear cada área de tu sitio web, enumerar todos los problemas y clasificarlos por tipo y nivel de prioridad; luego, puedes resolverlos uno por uno y volver a ejecutar la auditoría del sitio cuando estés listo para verificar las mejoras. 

20. Investigación de palabras clave

Otra área en la que Ahrefs brilla es en la investigación de palabras clave. Es muy simple rastrear las palabras clave para que las clasifiques con inmediatez, buscar oportunidades relacionadas con tus temas relevantes e incluso identificar lo que tus competidores están clasificando y tú no. 

Imagen de Ahrefs

21. Automatización de SEO

Las herramientas de automatización pueden ayudar a optimizar el SEO (Search Engine Optimization), mediante la generación automática de etiquetas meta, la optimización de palabras clave y la supervisión de clasificaciones en los motores de búsqueda. Un ejemplo es SEMrush, una herramienta de marketing digital que ofrece automatización de tareas de SEO.

Automatización de tareas como puente de marketing y ventas

22. Chat en vivo

Con herramientas de automatización bien puedes triplicar tus ventas. El chat en vivo ha pasado de ser algo agradable a ser imprescindible para muchas empresas. Tus leads y clientes existentes desean poder comunicarse contigo de manera rápida y fácil. 

Con aplicaciones de chat en vivo puedes crear chatbots automatizados que estén configurados para atraer leads de marketing y no solo prospectos listos para ventas.

23. Puntuación de leads

Con las herramientas de puntuación de leads, puedes realizar un seguimiento eficaz del compromiso y saber qué leads deben seguir o inscribirse en un flujo de trabajo más avanzado.

Por ejemplo, ActiveCampaign hace que sea más fácil recompensar puntos y deducirlos en función de un comportamiento y participaciones específicas, como cuando un lead descarga contenido o visita tu página de precios. 

24. Asigna leads a los representantes de ventas

Con el software Lead Management de HubSpot puedes distribuir automáticamente tus leads y ofertas en función de:

• Requerimientos uniformes
• Seguimientos prioritarios
• Flujos de trabajo para cada representante de ventas

Automatización de tareas de gestión y organización

25. Gestión de contactos

Si tu empresa no tiene una forma automatizada de reunir los contactos de todos los canales en un solo lugar, puedes ganar mucho tiempo y organizarte más rápidamente si cambias esto. 

La respuesta es un sistema CRM basado en la nube con capacidad de automatización y gestión de canalización incorporada, como el que ofrece HubSpot.

26. Filtrar tu bandeja de entrada

No tienes que llegar a cero en la bandeja de entrada, pero puedes aclarar gran parte del caos para tener una visión más clara de lo que debes atender primero.  

27. Sincroniza leads nuevos de tu CRM con tu lista de boletines

Dos de las herramientas más importantes en tu pila de marketing son tu CRM y la aplicación de marketing por correo electrónico. 

Tu CRM funciona mejor cuando está en el centro de tu pila de aplicaciones con contactos de otras aplicaciones sincronizados instantáneamente. También es importante asegurarse de que los leads adecuados estén en tu lista de boletines.

Puedes lograr ambos objetivos y mantener tu CRM y tu plataforma de correo electrónico sincronizados con una solución iPaaS, como el Software de sincronización de datos de HubSpot.

Además de sincronizar nuevos contactos relevantes de tu CRM con tu lista de boletines, también puedes eliminar instantáneamente los leads de tus listas de correo si optan por no participar en otra aplicación.

28. Informes de marketing

La automatización permite recopilar y analizar datos de marketing de manera automatizada, a fin de generar informes y métricas relevantes en tiempo real. Esto ayuda a evaluar el rendimiento de las campañas y tomar decisiones basadas en datos. Es fácil dedicar gran parte de tu semana laboral a la elaboración de informes: encontrar los datos correctos, crear visualizaciones y compartirlas con tu equipo.

Consejo: para aumentar la precisión de tus informes, configura una sincronización de HubSpot para conectar los datos del cliente desde cada aplicación. 

29. Actualiza las presentaciones de reuniones con los indicadores clave de rendimiento más recientes

En lugar de actualizar de manera manual Presentaciones de Google con los datos correctos antes de cada reunión, puedes sincronizar de manera automática gráficos y vistas de datos en Hojas de Cálculo de Google con Presentaciones (y Documentos) para ahorrarte tiempo y reducir el margen de error. 

Imagen de Presentaciones

30. Colaboración con Slack para las reuniones

Si eres usuario de Slack, tienes muchas opciones de automatización para optimizar tus flujos de trabajo. Una de las automatizaciones que te recomendamos es el recordatorio semanal de Slack a fin de estar preparado para las próximas reuniones del equipo. 

Imagen de Slack

Además, la función de automatización de Slack, que mantiene a los equipos sincronizados cuando se solicitan actualizaciones al comienzo de cada semana, es una parte fundamental para la productividad de los equipos. 

Automatización de tareas de datos

31. Limpieza de datos

Si estás harto de tratar con contactos duplicados en tu CRM y aplicaciones comerciales, marca el botón «Evitar duplicados» en tu panel del Software de sincronización de datos de HubSpot para sincronizar solo contactos con una dirección de correo electrónico. 

Con una sincronización de datos bidireccional, puedes elegir mantener solo un contacto por dirección de correo electrónico en todas las aplicaciones y limpiar el caos. 

32. Sincronización automatizada de datos

La exportación e importación manual de datos entre aplicaciones nunca serán el punto culminante del día de ningún especialista en marketing. 

Para ahorrarte tiempo en lo que realmente impulsa tus indicadores, mientras mejoras la calidad de los datos en todas tus aplicaciones de marketing, usa el Software de sincronización de datos de HubSpot, que emplea la sincronización bidireccional. Esto mantendrá los datos del cliente sincronizados no solo en tus aplicaciones de marketing, sino también en toda tu pila tecnológica. 

Comienza con una prueba gratuita y empieza ahora mismo a enriquecer tus datos de marketing y sincronizarlos entre tus aplicaciones.